Arkivér og organiser alle typer dokumenter

IceBreak Workflow Server samler og organiserer virksomhedens dokumenter i en velorganiseret hierarkisk struktur.

Strukturen defineres individuelt og kan således afspejle virksomhedens faktiske arbejdsgange. IceBreak Workflow Server fungerer i en portal på det lokale netværk. Men der er også mulighed for at benytte internettet og den vej give adgang til medarbejdere, kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere.

Workflow Server giver:

• Hurtig adgang via en internet browser 
• Ubegrænset antal søgeord pr. dokument
• Up/download af dokumenter incl. versionsstyring

 Flere detaljer og funktioner i nedenstående sektion.

Organisering

Alle typer dokumenter kan organiseres vilkårligt. Den fysiske placering af dokumenterne er ikke af afgørende betydning for strukturen, da den er bygget via logiske links til dokumenterne.

Denne teknik gør det muligt, at henvise til det samme dokument fra flere steder i strukturen, og være i stand til at benytte dokumenter der er placeret på andre servere.

De logiske links kan også referere til informationer og dokumenter på internettet - og på den måde opbygges en 'videnportal' for brugerne.

Programmer der er udviklet i IceBreak Enterprise kan også indgå i strukturen via logiske links. På denne måde kan et enkelt museklik starte en online session - eller starte en proces der kører i baggrunden.

Et logisk link kan også fungere som en genvej til ofte brugte funktioner.

Dokumenters placering i hierarkiet kan omorganiseres ved brug af en simpel ”drag & drop” funktion.

Når nye dokumenter tilføjes strukturen kan brugeren vælge om dokumentet skal gemmes fysisk eller via et link. Brugeren skal samtidig indtaste søgenøgler til brug for dokumentet.

Fleksibel søgning – og hurtig adgang

Søgninger efter specifikke dokumenter vil udgå fra selvvalgte steder i strukturen og søgningen vil koncentreres om de underliggende lag. Da søgefunktionen bruger samme teknik og syntaks som søgemaskiner på Internettet, vises et udvalg af matchende dokumenter.

Egenskaber

Søgenøgler er en integreret del af dokumentets properties/egenskaber. Disse er vist i kolonner ved siden af det enkelte dokument. En søgenøgle kan kombineres med ikoner og dokumentets status kan f.eks. visualiseres med et flag.

Personligt design

Kolonner kan sorteres efter individuelt behov, og åbner mulighed for hurtigere søgning af dokumenter med fælles oplysninger. Den enkelte bruger afgør, hvilke kolonner der vises, og også rækkefølgen af kolonner.

Framework

IceBreak Workflow Server kan også leveres som et åbent ’Framework’, hvor ekstra funktioner kan tilføjes og layoutet ændres for at afspejle virksomhedens eksisterende internet sider.

Dette ’Framework’ kan udvides yderligere ved hjælp af IceBreak udviklingsværktøjer.

 Begivenheder

Processer og arbejdsgange kan aktiveres ved hjælp af IceBreak Workflow Server. Et dobbeltklik kan eksempelvis åbne en PDF-fil, og samtidig ændre søgenøglens status fra "modtaget" til "læst". Dette kan yderligere visualiseres ved at skifte ikon fra en ’lukket kuvert’ til en ’åben kuvert’.

Et højreklik kan danne en e-mail med et link (mail ticket) til et dokument. Linket udløber ”default” efter 1 dag men udløbsdatoen kan fastsættes efter eget valg.   

Begivenheder kan også aktiveres ved at placere musen over det involverede dokument - hvorved en lille menu viser de forskellige muligheder. Eksempelvis vil begivenheden ’Godkendt’ kunne ændre søgenøglens status for en given faktura og under "status" markere dokumentet som ’Godkendt’.

Et klik vil også kunne vise dokuments historik og vise hvilke brugerprofiler der har godkendt hvad - og hvornår.

Adgangskontrol

Det indbyggede autorisationssystem styrer publiceringen af diverse dokumenter.

IceBreak Workflow Serveren vil kun vise de specifikke strukturer og dokumenter som brugeren eller brugergruppen har adgang til.

Autorisationssystemet skelner mellem tre typer brugere; anonyme brugere, web-profil brugere og IBM i ™ brugere.

Anonyme brugere kan typisk kun få adgang til en meget begrænset del af strukturen - f.eks. produktkataloger og offentlige dokumenter. Web-profil brugere vil kunne se egne dokumenter - mens IBM i (AS/400) brugere vil være i stand til at arbejde med alle transmissioner og dokumenter.

Opsætningen af foruddefinerede tilladelser kan udbygges til at omfatte flere kundespecifikke interesseområder.
 

Integrerer PDF-dokumenter fra InterForm

IceBreak Workflow Server kan ved hjælp af et medfølgende API-program modtage og organisere PDF-dokumenter fra InterForm.

InterForm vil i en og samme proces:

1. definere søgenøgler fra printet
2. danne et PDF-dokument inklusiv overlay
3. placere dokumentet i strukturen i IceBreak Workflow Server
    

Hent Quick Start Manual

Læs Brochure

Prøv IceBreak Workflow Server på: http://workflow.icebreak.org   Logon: demo / demo Workflow Server kræver IBM i™ (OS400) V5R2 eller højere.  Samme pris til alle IBM i™ (AS/400).  Gratis prøveperiode på 30 dage.