Mazda Motor Danmark effektiviserer papirgangen med dokumentportal på IBM i™

Før en fabriksny bil kan sælges kræver dansk lovgivning, at bilforhandlerne underskriver et certifikat samt en typeattest.

Det er tillige et lovkrav, at dokumenterne er udfyldt og underskrevet af bilfabrikantens repræsentant i Danmark. Dokumenterne er et bevis på ejerskab og benyttes ved registrering i det danske motorregister.

Udfordret af en tidskrævende proces 

Hos bilimportøren, Mazda Motor Danmark var dokumenthåndteringen en meget tidskrævende og til tider fejlbehæftet proces. Certifikaterne blev udskrevet på fortrykt papir, hvorefter de skulle underskrives. De fortrykte typeattester skulle udfyldes manuelt, i hånden hvorefter dokumenterne kunne fremsendes til forhandlerne. Men ingen regler uden undtagelser. Mange af de udstillede biler ejes faktisk af importøren. I disse tilfælde tilbageholdt man dokumenterne, indtil en køber havde meldt sig. For at lette forhandlerens adgang til dokumenterne deponerede Mazda i nogle tilfælde dokumenterne hos forhandlerens lokale bank. Dette komplicerede dog bare papirgangen, hvis de udstillede biler blev solgt gennem andre forhandlere.
 

Løsningen var enkel - en dokumentportal på Internettet.

Nu udfylder Mazda importøren alle certifikater og typeattester maskinelt og gemmer dem i PDF format. Dokumenterne publiceres derefter på en dokumentportal på Internettet. Forhandlerne kan via dokumentportalen hurtigt fremfinde den enkelte bil, og udskrive de ønskede dokumenter.
I de sager, hvor importøren ønsker at holde dokumenterne tilbage, kan forhandlerne godt læse dokumenterne - men de er låst og kan ikke udskrives. Importøren kan så med et enkelt klik, frigive dokumenterne til udskrift hos forhandleren.
Alle dokumentbevægelser på portalen noteres i en log som, sidst på dagen, udmønter sig i rapport over dagens handler. Rapporten sendes automatisk via e-mail til de salgsansvarlige. Den portalansvarlige kan via et link, altid udtrække loggen i XML-format, eller som et almindeligt regneark, til brug i mere detaljerede statistikkørsler.
 

Mazda valgte den driftssikre platform

IT-applikationerne hos Mazda Motor Danmark har i årevis været baseret på en central Mainframe hos det belgiske hovedkvarter Mazda Motor Logistics Europe NV/SA. Ved valget af en IBM i™ Server fik Mazda Motor Danmark en lokal skalerbar platform - som tilmed har samme driftssikkerhed som de er vant til fra deres Mainframe applikationer.
 

IBM i™ står for kontinuitet

IBM i™ platformen har gennem de sidste 20 år ofte været brugt i forbindelse med udvikling af branche-specifikke løsninger f.eks. til bilbranchen - og der er således rig mulighed for at finde kompetente RPG eller COBOL programmører med stort branchekendskab. For Mazda importøren var det derfor let at finde erfarne udviklere til projektet, og værdifuld branchespecifik viden, kunne således ”genbruges” ved udviklingen af dokumentportalen.
Selve dokumentportalen blev udviklet ved hjælp af IceBreak. IceBreak er et værktøj, som på bedste vis, kombinerer RPG eller COBOL programmer med den nyeste web-teknologi. Til produktion af PDF-dokumenterne valgte Mazda InterForm. InterForm benyttes blandt andet globalt af bilfabrikanten Volvo, til tilsvarende løsninger.