Scania Danmark Gruppen effektiviserer og centraliserer printopgaverne fra 19 afdelinger

Scania Danmark Gruppen havde et ønske om at printopgaven i deres 19 afdelinger skulle gøres mere fleksibel via en effektivisering og en centralisering. Desuden ville Scania Danmark Gruppen gerne have nedbragt omkostningerne på porto.

Mere end 200.000 breve årligt

Scania Danmark Gruppen sender årligt omkring 220.000 bilag, som f.eks. kontoudtog, fakturaer og rykkere, ud via brevpost. Dette giver en årlig udgift, alene til porto, på 3/4 million kroner. Dertil kommer udgifterne til printertoner, kuverter og pakning. Da mængden af print er stadigt stigende, og antallet af afdelingen også stiger støt, ville Scania Danmark Gruppen gerne optimere deres printløsning enten via outsourcing eller via intern omstrukturering.
 

Outsourcing

Den ene mulige løsning på Scanias Danmark Gruppens ønske om centralisering var outsourcing til et printerbureau. Denne løsning ville give Scania Danmark Gruppen en kontant besparelse på porto og toner samt en ikke realiserbar besparelse på arbejdstimer til kuvertering. Total set ville outsourcing løsningen dog medføre en væsentlig øget udgift grundet de faste omkostninger til printbureauet.
 

Løsning med InterForm

Da outsourcing ikke kunne give de nødvendige besparelser, valgte Scania Danmark Gruppen i stedet at fokusere på en løsning baseret på deres eksisterende produkt InterForm og tilkøb af en super moderne kuverteringsmaskine. Det eneste krav, for at få denne løsning til at fungere var, at kuverteringsmaskinen og InterForm skulle passe sammen, således at InterForm kunne danne de OSC stregkoder som skulle opdele brevene. Da den del var på plads, brugte System & Metode én konsulentdag på at opsætte løsningen og derefter var Scania Danmark Gruppen kørende på deres nye kuverteringsmaskine.
 

Et dagligt printjob

I dag bliver al print fra de 19 afdelinger samlet i én stor printkø. Hver morgen igangsættes printopgaven, hvor alle spoolfilerne først flettes - for at samle print til samme modtager - og derefter udskrives. Det færdigudskrevne printjob tages fra printeren og lægges i kuverteringsmaskinen som klarer resten.
 

PP-kuverter gav yderligere besparelse

Ved at samle printopgaverne fra alle 19 afdelinger i en bunke, kom Scania Danmark Gruppen op på en daglig mængde gjorde det rentabelt at købe ”PP-kuverter”, dvs. kuverter hvor portoen er betalt. Disse kuverter sendes væsentlig billigere end almindelige kuverter, og man sparer desuden at kuverterne skal frankeres. For at undgå portoproblemer, blev der i InterForm koden indlagt en logik, således at der højest kommer 5 sider i hver kuvert.
 

Resultatet bedre end forventet

Scania Danmark Gruppen var i deres beregninger meget konservative og ved en opfølgning 6 måneder efter driftsstart har det vist sig at alene portobesparelsen, som var budgetteret til 10% reelt er på 20%, hvilket giver en årlige besparelse på porto på omkring 150.000 kr.